Pour faire aboutir un projet, il est nécessaire de suivre de près son avancement. Sans cela, vous risquez fort de constater l’échec quand il sera trop tard.
Nous allons découvrir comment éviter ce cauchemar du chef de projet en utilisant le jalonnement afin d’éviter le redoutable effet tunnel.
L’effet tunnel
Lorsque vous travaillez sur un livrable, après la phase initiale dans laquelle vous préparez et planifiez les actions, le projet entre dans la phase d’exécution et c’est là que les choses risquent de se gâter. Une fois que les travaux sont délégués, le client et le maître d’ouvrage ne peuvent pas suivre la progression des tâches techniques. De ce fait, ils sont aveugles : il est impossible de connaître l’état d’avancement du projet. C’est l’effet tunnel.
Pour bien le comprendre, je vais vous proposer de récapituler les outils que nous connaissons. Au début d’un projet, on va évaluer sa pertinence à partir de la matrice SWOT et se fixer un livrable final SMART. Ensuite, les équipes travaillent et l’on attend les résultats. Alors, qu’est-ce qui peut aller mal ?
Pendant toute cette période, on n’a pas de visibilité. On ne peut pas connaître l’état d’avancement du projet. C’est l’effet tunnel.
De ce fait, que se passe-t-il ? Et si l’on attend longtemps sans suivi, c’est la garantie d’avoir de mauvaises surprises à la sortie du tunnel !
La solution est le jalonnement : créer des jalons, des livrables intermédiaires. Ces objectifs intermédiaires vont bien sûr être fixés en suivant la méthode SMART et entre ces objectifs, on va contrôler l’avancement avec un PDCA.
Comment créer les jalons
Un jalon est un événement qui permet
- D’assurer un point sur l’avancement du projet ;
- D’obtenir un livrable intermédiaire ;
- D’avoir une validation par les décideurs.
Un jalon permet d’éviter d’avoir un lot de travail trop long.
Un jalon est aussi un point de rencontre entre les acteurs du projet : comité de pilotage, équipe, client. Autrement dit, c’est une réunion de chantier.
Un jalon matérialise les étapes. Il marque la fin d’un lot de travail et le début d’un autre. C’est un point de passage obligatoire.
Le jalonnement va permettre :
- De motiver l’équipe, qui travaille sur des objectifs plus simples ;
- D’impliquer le client qui peut faire des retours au fur et à mesure au vu des premiers livrables ;
- De contrôler l’avancement et d’anticiper tout retard.
Anticipez, jalonnez et impliquez régulièrement le client : ainsi vous éviterez l’effet tunnel !
Les comportements à éviter
Quels sont les comportements qui créent l’effet tunnel ?
Du côté de la maîtrise d’œuvre ils sont nombreux, mais viennent toujours du manque de transparence et de la rétention d’information. Par exemple ne pas prévenir immédiatement le comité de pilotage dès qu’un retard important est prévisible.
Du côté de la maîtrise d’ouvrage : se désintéresser du projet ou changer de priorité sans prévenir. Par exemple dès qu’une modification du cahier des charges est envisagée.Enfin, certains auteurs expliquent que l’effet tunnel est également lié à des facteurs humains : paresse ou optimisme exagéré.
