Vous avez réalisé l’étude préliminaire du projet, et votre équipe est en train de se constituer, mais comment se répartir le travail, alors que votre organisation n’est pas encore place ? 
Nous allons voir ensemble les outils permettant de se fixer des objectifs afin de répartir les tâches dès le début du projet.

Fixer des objectifs : SMART

Parlons d’abord des objectifs : qu’est-ce qu’un bon objectif ? Voici un moyen mnémotechnique : SMART. Smart, cela veut dire intelligent en anglais.
Alors, à quoi cela correspond-il ?

1. S signifie Spécifique ;
2. M, Mesurable ;
3. A, Accepté ;
4. R, Réaliste mais ambitieux ;
5. T, défini dans le Temps.

Précisons un peu chacun de ces termes.

Spécifique cela signifie qu’un bon objectif doit être simple, précis et clair. Par exemple, demander à quelqu’un d’être “moins fermé” n’est pas clair. Il faut être concret, par exemple : “je vous propose de prendre la responsabilité de tel travail collectif, ou d’animer cette réunion”.

Mesurable : l’idée, ici, c’est que l’on cherche à formuler des objectifs que l’on pourra effectivement vérifier ensuite. Donc, par exemple ce n’est pas « diminuer l’absentéisme », mais réduire l’absentéisme de 15 %.

Accepté : alors, là c’est un peu plus compliqué. Quand on veut que les gens soient motivés, il faut les aider à déterminer leurs propres solutions, et non pas leur imposer quoi et comment faire.
Et donc, ce que l’on fait souvent c’est que l’on n’impose pas une solution, mais que l’on prend le temps de dialoguer et on aide la personne à proposer sa solution. La question clé, c’est : comment faire d’après vous ? Autrement dit, c’est à la personne de proposer une solution, et bien entendu on peut l’aider, la conseiller, mais pas décider à sa place.

Un bon objectif doit être en même temps Réaliste et ambitieux. S’il est trop facile, il n’est pas motivant. Et s’il est trop dur par contre, on va se mettre en situation d’échec.

Dernier élément le Temps : un objectif doit être défini dans le temps. Il doit avoir une date, une échéance précise.

La Todo List et sa gestion

La Todo List doit permettre de définir les tâches en partageant un tableau Pilote – Action – Délai : Qui ? Fait quoi ? Pour quand ?

Vous trouverez en lien partagé une Todo List très exhaustive, que vous pourrez simplifier, elle est constituée des colonnes suivantes : 

1. Pour chaque tâche à effectuer :
2. Le responsable de la tâche,
3. La date de livraison,
4. La charge de travail en temps-homme,
5. Les livrables,
6. La priorisation (par exemple avec un indice de 0 à 4),
7. Qui, et comment valide-t-on cette tâche ?
8. Le pourcentage d’avancement, avec la date de mise à jour,
9. Éventuellement, si la tâche est en retard et pourquoi.

Pour vos propres Todo List, vous pouvez bien sûr faire plus court : par exemple en indiquant uniquement Pilote – Action – Délai.

Mais comment procéder concrètement ?

Mise en pratique

Pour bien démarrer réalisez ensemble la Todo List, par exemple en conclusion d’une réunion d’équipe. Il faut ensuite la rendre accessible à tous et demandez régulièrement sa mise à jour par chacun des responsables de tâches. Suivez les actualisations, les commentaires éventuels en continu et lors des réunions suivantes.

Quelques conseils :

1. Clarifiez et explicitez ensemble les résultats et livrables attendus.
2. Quelles sont les actions à mener en premier ? Quelles sont les plus importantes ? Priorisez !
3. Organisez et partagez-vous le travail de manière équilibrée. Ne dépassez pas 3 tâches par semaine et par personne.
4. Il n’y a rien de plus décourageant qu’une longue liste de tâches en retard. Réduisez et simplifiez régulièrement la Todo List.
5. Enfin, pour les tâches essentielles, détaillez-les avec un PDCA !