Les réunions, c’est le cœur d’un projet ! Dans cette partie, nous apprendrons à en distinguer 4 catégories, à rédiger un compte-rendu et je vous indiquerai comment améliorer leur efficacité.

Typologie des réunions

En projet, il existe  4 types de réunions : réunion technique, réunion de chantier, d’avancement et stand-up meeting.

Voici les caractéristiques des réunions techniques :

1. Leur but : travailler sur des points précis, résoudre un problème.
2. Qui participe ? Uniquement les personnes concernées.
3. Leur séquence est standard : ordre du jour, traitement point par point, objectifs pour la prochaine fois.
4. Leur durée : c’est le seul type de réunion pouvant dépasser 1 heure, car des problèmes doivent y être traités en commun.

Pour les réunions de chantier :

1. Leur but : présenter l’essentiel de l’avancement et des résultats du projet.
2. Les participants sont le comité de pilotage, le chef de projet, et les responsables de l’équipe.
3. Leur séquence est standard et elles ne durent jamais plus d’une heure. Ce type de réunion doit aller à l’essentiel.

C’est également pendant ce type de réunion où l’on présente un rapport, on parle alors d’une soutenance.
Troisième type de réunion, les réunions d’avancement :

1. Leur but est suivre le déroulement du projet et de traiter les blocages. Ce sont des réunions internes, elles sont réservées aux membres de l’équipe projet et leur séquence est également standard.
2. Attention à leur durée : ce genre de réunion a tendance à se prolonger. Évitez d’excéder 1 heure si vous le pouvez.

Enfin, le dernier type de réunion est le stand-up meeting :

1. Le principe est d’être très bref, on reste debout donc.
2. Le but de ces réunions éclair est de réaliser un point rapide dans l’équipe. Les participants sont ceux qui sont disponibles sur un créneau régulier, par exemple tous les jeudis à la pause de 10 h devant la machine à café.
3. La séquence est simple, chacun répond à trois questions :
   1. Qu’ai-je fait depuis la dernière réunion ?
   2. Ce que j’ai à faire maintenant ?
   3. Quelles sont les difficultés que je rencontre ?

Toutes les réunions sont suivies d’une trace écrite, d’un compte-rendu dans les 48 heures.

Efficacité d’une réunion : Check-list

Vos réunions sont-elles utiles ? Pour prendre conscience de l’enjeu il faut réaliser qu’elles coûtent cher. Un stand-up meeting, pour une équipe de 7 revient à 100-200 euros. Une Réunion de chantier : de 2 000 à 3 000 euros.
Comment faire pour que vos réunions soient efficaces ?

1. Trouver le bon moment pour organiser la réunion. Fixer une date ni trop tôt ni trop tard.
2. Inviter les bons participants. Il faut ni en oublier ni convier des personnes qui n’ont rien à apporter.
3. Préparer la réunion. En moyenne 1 heure de réunion demande 4 heures de préparation.

Dans le déroulé de la réunion, l’animateur doit :

1. Avant de commencer, balayer les objectifs en présentant l’ordre du jour ;
2. Faire un tour de table, pour demander si des points complémentaires sont à ajouter ;
3. Rappeler les livrables et des décisions prises la fois précédente ;

Et n’oublions pas que la réunion doit déboucher sur des actions précises.