Dans un projet, il y a des moments importants : les réunions où l’on prend des décisions ensemble. Et puis ensuite, quoi ? Ensuite, il faut se mettre au travail : chacun doit avancer de son côté. C’est là qu’il y a souvent un problème : dans le lien entre le fait de prendre des décisions, et de les concrétiser réellement.
Alors, pour s’assurer que l’on ne fait pas que décider sans rien accomplir derrière, je vous propose de revenir sur le cycle d’action : le PDCA.

Définition

PDCA, veut dire :

1. Planifier
2. Développer
3. Contrôler
4. Ajuster

En anglais : Plan – Do – Check – Act.

Le PDCA c’est une méthode de management itérative en 4 étapes. Donc 4 étapes que je vous propose maintenant de parcourir avec moi.

Plan : préparer

La première phase, c’est plan : préparer, planifier. Disons tout de suite que c’est l’étape la plus importante : en gestion de projet, il n’y a rien de plus vital que de réfléchir et de fixer des objectifs avant d’agir.

Typiquement cela se déroule en trois temps :

1. Identification du problème à résoudre. Par exemple à l’aide du QQOQCCP, du brainstorming ou d’outils de priorisation comme le Pareto ;
2. Comprendre les causes. Par exemple avec un diagramme d’Ishikawa ou la méthode des cinq pourquoi ;
3. Une fois que l’on a compris le problème, rechercher les solutions avec établissement d’un plan d’action.

Si vous voulez approfondir ces questions, des ressources sont à votre disposition en bonus de cette vidéo.

Do : développer

La phase deux, c’est réaliser, mettre en œuvre, développer, en anglais do. Donc, fabriquer le prototype, dérouler le changement prévu, écrire le code du logiciel, faire des tests. Pendant cette étape, c’est chaque équipe qui travaille de son côté en suivant le plan prévu.
Pas grand-chose de plus à dire, sinon deux recommandations :

1. Attention à l’effet tunnel, il ne faut jamais rester trop longtemps sans faire le point !
2. Agir, cela ne veut pas dire uniquement travailler seul, mais garder une vision globale de l’avancement des autres tâches du projet, dont la réalisation peut impacter la vôtre.

Check : contrôler

Dans la phase 3, on vérifie ce qui a été fait. C’est ce que les débutants oublient : après une action, il faut vérifier que ce qui a été prévu est bien livré.
Dans cette phase, on va donc contrôler que la solution mise en place résout le problème ou que le livrable attendu fonctionne bien.

Pour cela, on fait de l’analyse des écarts : comparer le prévu et le réalisé, avec des indicateurs.
Alors, il faut dédramatiser : tout ne s’est pas passé pas comme prévu et c’est normal ! Par contre, c’est important de le constater pour passer à séquence suivante.

Act : ajuster

Dernière étape : ajuster, améliorer, act en anglais. Act, c’est tirer les conclusions pour pouvoir continuer. Autrement dit, à partir du constat que l’on vient de faire on va reprendre le cycle en capitalisant la connaissance acquise.
Cette étape amène donc de nouveaux objectifs, une nouvelle planification.

Questions-réponses

Maintenant que nous avons vu en détail l’utilité du PDCA sur un projet, revenons sur quelques questions récurrentes.

Tout d’abord, le PDCA est-il utilisé dans d’autres domaines que la gestion de projet ? Oui. À l’origine c’est un outil d’amélioration de la qualité. Pour ceux qui connaissent le Six Sigma, son analogue s’appelle le DMAIC : Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Et avant cela remarquez que le PDCA est basé sur la méthode scientifique : hypothèse, expérience, analyse.

Parcourt-on un grand cycle ou plusieurs petits ? Bonne question ! Si on veut éviter l’effet tunnel avec un cycle trop long sans étape de contrôle, il est préférable de faire des itérations courtes avec des tests à petite échelle, et des retours rapides.
Donc ce que l’on vise en réalité avec le PDCA ce n’est pas cela mais plutôt
Existe-t-il des variantes du PDCA ? Alors, la paternité du PDCA est attribuée à Shewhart. On l’appelait à l’origine le cycle de Shewhart. Mais c’est Deming qui l’a popularisé, et Deming a proposé une variante : il trouvait que le check était trop sévère donc il a proposé le PDSA (plan-do-study-act). Study, c’est étudier/analyser plutôt que contrôler, comme dans la démarche scientifique.
Une autre variante s’appelle OPDCA. L’ajout de « O » signifie l’observation et donc on commence par étudier la situation actuelle.